Privacyverklaring voor werknemers, stagiaires, uitzendkrachten en sollicitanten van Trioworld Harlingen BV
Inleiding
Trioworld Harlingen BV wil als organisatie aan de eisen van Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voldoen.
Ook vindt Trioworld Harlingen BV het belangrijk om jou als werknemer of als sollicitant informatie te geven over:
- De persoonsgegevens die wij van jou verwerken
- De manier waarop wij dat doen
- De verstrekking van gegevens aan anderen derden
- Hoe lang wij jouw gegevens bewaren en
- Hoe wij deze gegevens beveiligen
Daarnaast willen wij je via deze privacyverklaring informeren over jouw rechten. En tot slot willen wij je laten weten bij wie je terecht kunt met vragen, verzoeken of klachten.
Wij vragen je deze informatie goed door te lezen.
Een persoonsgegeven is elk informatie over een geïdentificeerde of identificeerbaar natuurlijk persoon. Voor jou betekent dit dat die informatie direct over jou gaat of deze informatie naar jou te herleiden is. Dit kan bijvoorbeeld gaan over jouw naam, geboortedatum en adres gaan, maar ook jouw personeelsnummer, zakelijke e-mailadres of zakelijke telefoonnummer is een persoonsgegeven.
Het verwerken van persoonsgegevens betreft alle handelingen die Trioworld Harlingen BV kan uitvoeren met jouw persoonsgegevens, van verzamelen tot en met vernietigen.
Handelingen die er in ieder geval onder vallen, zijn: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.
Gronden waarop Trioworld Harlingen BV volgens de wet jouw gegevens mag verwerken
Wij verwerken jouw gegevens om een of meerdere van de volgende redenen. Deze zijn in de wet genoemd:
- De gegevens zijn nodig om te kunnen beslissen of Trioworld Harlingen BV een arbeidsovereenkomst met jou wil aangaan
- De gegevens zijn nodig voor het sluiten en/of uitvoeren van de arbeidsovereenkomst
- De gegevens zijn nodig om te voldoen aan een wettelijke plicht (denk bijvoorbeeld
aan het correct afdragen van belastingen en premies of de identificatieplicht) - De gegevens zijn nodig omdat Trioworld Harlingen BV daar als organisatie een
gerechtigd belang bij heeft (denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin een juridische
procedure speelt of dreigt en wij verweer moeten kunnen voeren) of - Een situatie van levensbelang (bijvoorbeeld noodsituatie, zoals bij een ongeval of
aandoening waarbij er voor jou acute zorg nodig is). In dat geval is het voor Trioworld Harlingen BV nodig om over jouw persoonsgegevens te kunnen beschikken om bijvoorbeeld medicijnen toe te dienen (denk aan gezondheidsinformatie bijeen ernstige allergie, epilepsie of suikerziekte), hulp te kunnen regelen of anderen ( bijv. je familieleden) te kunnen informeren - Wij hebben jouw duidelijke en ondubbelzinnige toestemming voor bepaalde handelingen
De verplichting om gegevens te verstrekken
Je bent verplicht Trioworld Harlingen BV de gevraagde gegevens te verstrekken als het voor ons nodig is die gegevens te verwerken om bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst aan te kunnen gaan, deze uit te voeren en/of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Je kunt ook denken aan gegevens die nodig zijn om jou aan te kunnen melden voor een pensioenregeling, collectieve verzekering of leaseregeling. Je kunt in die gevallen niet weigeren om de gegevens te verstrekken. Doe je dat wel, dan kan dat betekenen dat Trioworld Harlingen BV je niet in dienst neemt of dat je geen gebruik kunt maken van bepaalde voorzieningen.
Het is belangrijk dat de persoonlijke informatie die we over jou hebben, juist en actueel is. Houd ons op de hoogte als je persoonlijke gegevens veranderen tijdens je werkrelatie met ons.
De gegevens die Trioworld Harlingen BV van jou verwerkt:
Sollicitanten
Naam, voornamen, voorletters, eventuele titel, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en andere gegevens die wij nodig hebben om met je te kunnen communiceren, zoals e-mailadres
- Gegevens als bedoeld onder het eerste bolletje, van de ouders, voogden of verzorgers van jou als je minderjarig bent
- Gegevens over door jou gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages
- Gegevens over de functie waarnaar je solliciteert
- Gegevens betreffende de aard en inhoud van jouw huidige baan, en gegevens over de beëindiging van die huidige baan
- Gegevens over de aard en inhoud van de vorige banen die je hebt gehad en over de beëindiging van die banen
- Andere gegevens met het oog op het vervullen van de functie, die door jou zijn verstrekt of die jou bekend zijn
- Andere gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet
- De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor één of meer van onderstaande doelen:
- De beoordeling van jouw geschiktheid voor een functie die beschikbaar is of kan komen
- De interne controle en de bedrijfsbeveiliging
- De uitvoering of toepassing van een wet
Werknemers en stagiairs
Wij verwerken in de personeelsadministratie alleen de volgende gegevens van jou:
- Naam, voornamen, voorletters, eventuele titel, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en andere gegevens die wij nodig hebben om met jou te communiceren, zoals jouw e-mail adres
- Jouw bankrekeningnummer (Iban)
Een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder het
eerste bolletje - Nationaliteit en geboorteplaats
- Gegevens als bedoeld onder het eerste bolletje, van jouw ouders, voogden of verzorgers als je minderjarig bent
- Gegevens over door jou gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages
- Gegevens over jouw functie of jouw voormalige functie en gegevens over de aard, de inhoud en de beëindiging van jouw arbeidsovereenkomst;
- Gegevens met het oog op de administratie van jouw aanwezigheid op de plaats waar de werkzaamheden worden verricht;
- Gegevens met het oog op de administratie van jouw afwezigheid in verband met verlof, arbeidsduurverkorting, bevalling of ziekte, met uitzondering van gegevens over de aard van de ziekte;
- Gegevens die in jouw belang worden opgenomen met het oog op jouw arbeidsomstandigheden;
- Gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op een overeengekomen arbeidsvoorwaarde;
- Gegevens met het oog op (het organiseren van) de personeelsbeoordeling en de loopbaanbegeleiding, voor zover die gegevens bij jou bekend zijn;
- Gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet.
De gegevens worden bewaard in een beveiligde digitale omgeving.Voor zover deze persoonsgegevens ook in papieren stukken aanwezig zijn, worden deze stukken bewaard per persoon in een map in een afgesloten kast welke alleen toegankelijk is voor HR, Salarisadministratie en Directie. Toekomst is dat zaken alleen nog digitaal opgeslagen zullen worden.
Na de beëindiging van je arbeidscontract bewaren we je persoonsgegevens nog voor een bepaalde periode. Zie bijlage 1 voor de bewaartermijnen.De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor één of meer van onderstaande doelen:
- Het geven van leiding aan jouw werkzaamheden
- De behandeling van personeelszaken
- Vaststellen en (laten) uitbetalen van jouw salaris
- Het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van jouw arbeidsovereenkomst
- Opleiding
- De bedrijfs-medische zorg die voor jou van toepassing is
- De verkiezing van de leden van de Ondernemingsraad
- De interne controle en de bedrijfsbeveiliging
- De uitvoering van een voor jou geldende arbeidsvoorwaarden
- Het verlenen van ontslag
- Het opstellen van een lijst van data voor feestelijkheden en gebeurtenissen
- Administratie van de personeelsvereniging
- Het innen van vorderingen. Hieronder wordt ook verstaan het uit handen geven van en vordering aan bijvoorbeeld een incassobureau of een deurwaarder
- Het behandelen van geschillenen het laten uitvoeren van een accountantscontrole
- De uitvoering of toepassing van een andere wet
Uitzendkracht
Bent je een uitzendkracht, dan zullen wij de gegevens die wij verkrijgen van het uitzendbureau gebruiken voor de beoordeling van jouw geschiktheid voor een functie die vacant is of kan komen en voor de uitvoering van de uitzendovereenkomst.
- Wij verwerken in de salarisadministratie de volgende gegevens van jou:
- Naam, voornamen, voorletters, een eventuele titel, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, emailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens en jouw bankrekeningnummer
- Een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan die bedoeld is bij het vorige bolletje
- Nationaliteit en geboorteplaats
- Gegevens als bedoeld onder het eerste bolletje, van jouw ouders, voogden of verzorgers als je minderjarig bent
- Gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van jouw salaris, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan jou of ten behoeve van jou
- Gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies ten behoeve van jou
- Gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op een voor jou geldende arbeidsvoorwaarde. Het kan hierbij ook gaan om gegevens die betrekking hebben op jouw (voormalige) gezinsleden
- Gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet
De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor één of meerdere van onderstaande doelen:
- Het berekenen, vastleggen en betalen van jouw salaris, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan jou of ten behoeve van jou
- Het ten behoeve van jou berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies
- Een voor jou geldende arbeidsvoorwaarde
- De personeelsadministratie
- Het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met het einde van jouw arbeidsovereenkomst
- Het verlenen van ontslag
- Het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen
- Het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole
- De uitvoering of toepassing van een andere wet
Doorgifte van jouw persoonsgegevens
Wij gebruiken jouw persoonsgegevens in principe alleen voor onszelf in het kader van het sollicitatietraject en de (uitvoering van) de arbeidsovereenkomst. Wij gebruiken deze gegevens alleen voor de doelen waarvoor deze gegevens door ons zijn verkregen. Het kan in sommige gevallen nodig zijn om jouw gegevens door te geven aan anderen, zoals aan een partij die namens ons gegevens verwerkt.
Een paar voorbeelden:
- Salarisverwerking: gegevens worden verstrekt aan BDO Loket
- Ziekte en re-integratie: gegevens worden verstrekt aan de bedrijfsarts, Arbeidsdeskundige reïntegratiebedrijf en/of UWV
- Wij kunnen verplicht zijn om bepaalde persoonsgegevens te verstrekken aan derde
partijen zoals de Belastingdienst, De Sociale Verzekeringsbank, en het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) - Loonbeslag: gegevens worden verstrekt aan deurwaarder;
- Persoonsgegevens die nodig zijn voor de pensioenfondsen en zorgverzekeringen;
- Subsidieverstrekkers (bijv. Fonds Collectieve Belangen)
- IT dienstverlener, telefonie
- Accountantscontrole
- Verzekeringen
- Opleiders
- Autoleasemaatschappij
Partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken (de verwerkers) hebben allemaal een privacyverklaring. Deze is terug te vinden op hun website. Hierin is onder meer goed vastgelegd dat zij de gegevens goed beveiligen en dat zij tijdig melding bij de HR Adviseur, Managing Director of Finance Director van Trioworld Harlingen moeten doen bij (een vermoeden van) een datalek.
Het bewaren van jouw persoonsgegevens
Bij het bewaren van persoonsgegevens is ons uitgangspunt dat wij gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij ze verwerkt hebben. Voor zover die er zijn nemen wij de wettelijke bewaartermijnen in acht. Gegevens kunnen door ons langer bewaard worden wanner wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben (bijvoorbeeld wanneer er een juridische procedure loopt of is aangekondigd en wij ons moeten kunnen verweren).
Het beveiligen van jou persoonsgegevens
De beveiliging van jouw persoonsgegevens is bij ons goed geregeld door fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Wij kennen daardoor een passend beschermingsniveau. Wij stellen dit ook periodiek bij wanneer dit nodig is.
- Alle personen die namens werkgever kennis van de door werkgever verwerkte persoonsgegevens hebben, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Zie bijlage 2
- Werkgever hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al haar systemen
- Van de persoonsgegevens worden back-ups gemaakt om deze te kunnen herstellen bij
fysieke of technische incidenten - De genomen maatregelen worden regelmatig geëvalueerd
- De medewerkers van werkgever zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming
van persoonsgegevens
Jouw rechten
Je hebt op grond van de AVG het recht om ons ten aanzien van de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te vragen om:
- Inzage in jouw gegevens, zoals jouw personeelsdossier (met uitzondering van eventuele persoonlijke aantekeningen van jouw leidinggevenden en anderen)
- Een kopie van jouw gegevens (met uitzondering van persoonlijke aantekeningen van jouw leidinggevenden of anderen binnen onze organisatie)
- Informatie te ontvangen over de verwerking van jouw gegevens
- Informatie te laten corrigeren die feitelijk niet klopt
- Onvolledige informatie compleet te maken wanneer dat nodig is voor het doel waarvoor de gegevens worden verwerkt
- In bepaalde gevallen om jouw gegevens te laten verwijderen (let wel: wij hoeven hier geen gehoor aan te geven wanneer wij bij het (langer) bewaren van jouw gegevens nog een gerechtvaardigd belang hebben, wanneer dit nodig is in verband met de uitvoering van jouw arbeidsovereenkomst of om te voldoen aan een wettelijke plicht op basis van
een andere in de wet genoemde reden) - In bepaalde gevallen de gegevens die wij van jou verwerken te laten “beperken”.
Wij streven er naar zo min mogelijk data te verzamelen.(dataminimalisatie) - In bepaalde gevallen bezwaar te maken tegen het gebruik van jouw gegevens
- Als je toestemming hebt gegeven voor het gebruik van jouw gegevens (zoals bijvoorbeeld voor het gebruik van jouw foto in de nieuwsbrief of website), die toestemming weer in te trekken. De intrekking geldt dan voor toekomstig gebruik van jouw gegevens
- Als je de gegevens zelf hebt aangeleverd of wanneer gegevens door jou zijn aangemaakt (bijvoorbeeld op basis van jouw gebruik van ons HR-systeem) en je daarvoor toestemming hebt gegeven of de gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, en als de gegevens digitaal worden verwerkt: om jouw gegevens in een gangbaar format mee te krijgen en, als dat technisch mogelijk is, deze gegevens op die manier aan een andere partij over te dragen
- U hebt het recht om op elk moment een klacht in te dienen bij de bevoegde organisatie die in Nederland toezicht houdt op de naleving van de privacywetgeving. Wij stellen het in dit geval wel op prijs als je eerst contact met ons opneemt om te kijken of we jouw klacht kunnen oplossen
Als je een beroep wilt doen op jouw rechten, kun je contact opnemen met de contactperso(o)n (en) die in deze privacyverklaring genoemd worden. Als wij goede redenen hebben om jouw verzoek te weigeren, zullen wij toelichten waarom dit zo is.
Contactperso(o)n(en)
Met vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens, kun je contact opnemen met de HR Adviseur, Managing Directeur of Finance Director.
Aanpassing van de privacyverklaring
We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Als het om een belangrijke wijziging gaat zullen wij je daarvan op de hoogte brengen.
Bijlage 1 : Document type
Arbeidsovereenkomst
Beloningsregeling/ bonus
Beoordeling
Competentiemanagement
Correspondentie werknemer
Doelgroepenverklaring
Functiebeschrijving
Historische jaaropgaaf / loonstrook
Identiteit
Loonbeslag
Loopbaanontwikkeling
Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen
Opleiding / diploma
Overig werknemer
Pensioen werknemer
Re-integratie 1e spoor en 2e spoor
Sollicitatie
Werkgeversverklaring
Ziekte / verlof in wn dossier
Bijlage 2: Geautoriseerde Personen met toegang tot personeelsdata
HR Manager – Regina Hellinga
Salarisadministrateur – Sandra Blind
Administratief Medewerker – Anita Dijkstra
Cost Controller – Elly-Huisman
Finance Director – Hans Verduin
Vernietigingstermijn na uitdiensttreding
7 Jaar
7 Jaar
2 Jaar
2 Jaar
2 Jaar
7 Jaar
7 Jaar
7 Jaar
5 Jaar
7 Jaar
2 Jaar
5 Jaar
2 Jaar
2 Jaar
7 Jaar
2 Jaar
2 Jaar
2 Jaar
2 Jaar
